Výzva

Zvýšení efektivity plánování směn a digitalizace docházky ve více než 180 prodejnách

BILLA, s.r.o., jedna z největších maloobchodních sítí na Slovensku, zaměstnává více než 4 000 pracovníků napříč více než 180 prodejnami.

V prostředí rychlého maloobchodu je efektivní plánování směn, přesná evidence docházky a správné využití kapacit zaměstnanců zcela zásadní. Společnost potřebovala vyřešit několik problémů:

• plánování směn bylo časově náročné a neefektivní,
• docházková evidence nebyla jednotná ani plně digitální,
• centrální kontrola procesů byla náročná,
• docházelo k vysokému riziku nesprávného plánování z hlediska plnění zákonných požadavků.

Cílem bylo sjednotit systémy, zjednodušit procesy a výrazně zvýšit efektivitu efektivitu plánování hodin a práce na všech úrovních — od zaměstnanců až po management prodejen i centrály.

‍

Řešení

Implementace jednotného systému docházky a plánování směn pro celou prodejní síť

Po analýze agend napříč prodejnami bylo navrženo jedno komplexní řešení, které zahrnovalo:

1. Zavedení jednotného docházkového systému

• digitalizovaná evidence příchodů a odchodů,
• souhrnné i detailní reportování s identifikací problémových dat
• možnost rychlé reakce na změny směn.

2. Implementace moderního nástroje pro plánování směn

• automatizované plánování podle potřeby prodejny, s dodržením zákoníku práce
• rovnoměrné rozložení směn a efektivní využití pracovní doby,
• transparentní plán směn pro zaměstnance i management.
• automatizované schvalování a kontrolní mechanismy

3. Dodávka terminálů na všechny prodejny

• sjednocení docházkové technologie ve více než 180 lokalitách,
• jednoduché a spolehlivé ověřování docházky oproti plánu,
• snadná integrace s HR a mzdovými procesy.

4. Sjednocení procesů a metodiky

• jednotné postupy pro všechny prodejny,
• standardizované workflow,
• centrální řízení a dohled nad celým procesem.

Výsledkem je digitální prostředí, které zjednodušuje každodenní provoz a poskytuje relevantní data pro efektivní řízení pracovní síly.

‍

Výsledek

Sjednocený docházkový systém a finanční a časové úspory

Implementované řešení přineslo společnosti BILLA výrazné a měřitelné přínosy:

• Sjednocení systémů a procesů ve více než 180 prodejnách.
• Zajištění souladu plánování se zákoníkem práce.
• Výrazné zjednodušení práce vedoucích prodejen i zaměstnanců.
• Zvýšení přehlednosti a kontroly nad celou sítí prodejen.
• Lepší využití pracovních kapacit a optimalizace směn.

Díky implementaci jednotného systému má BILLA dnes jasný, efektivní a spolehlivý proces řízení pracovní doby, který podporuje rychlý a dynamický maloobchodní provoz.