Výzva

Centralizace HR a mzdových systémů v resortu ústředního orgánu státní správy s téměř 5 000 pracovníky

Český úřad zeměměřický a katastrální (ČÚZK), ústřední orgán státní správy v oblasti zeměměřictví a katastru nemovitostí, je v čele resortu, který zaměstnává téměř 5 000 pracovníků napříč celou Českou republikou (na ČÚZK, Zeměměřickém úřadu, 14 katastrálních úřadech a 7 zeměměřických a katastrálních inspektorátech).

ČÚZK čelil těmto výzvám:

• vysoké provozní náklady na databázové licence Oracle,
• absence centrálního HR a mzdového systému,
• převážně listinné a administrativně náročné procesy,
• nedostatek samoobslužných funkcí pro zaměstnance,
• listinné schvalování služebních cest,
• vysoké nároky na administrativní podporu ze strany IT a personalistů na jednotlivých úřadech v rámci resortu.

Cílem bylo centralizovat a digitalizovat klíčové HR a mzdové agendy, zvýšit efektivitu vnitřních procesů a zjednodušit práci tisíců uživatelů.

Řešení

Digitalizace HR procesů a implementace moderního zaměstnaneckého portálu

ČÚZK zavedl komplexní řešení pokrývající všechny klíčové oblasti HR a mzdové administrativy:

1. Zavedení jednotného systému pro evidenci nepřítomností

• digitalizace evidence nepřítomností (dovolenky, žádanky o volna apod.),
• automatizované workflow pro schvalování,
• plná návaznost na mzdové procesy.

2. Systém pro služební cesty

• elektronické zadávání, plánování a schvalování cest,
• jednotná metodika a automatizace výpočtu náhrad,
• plná návaznost na mzdové procesy,
• rychlejší on-line předávání podkladů.

3. Zaměstnanecký portál (self-service)

Moderní portál umožňuje zaměstnancům vyřídit běžnou agendu online:

• elektronické Prohlášení poplatníka,
• žádost o roční zúčtování daně,
• výplatní pásky,
• ELDP,
• žádosti o změnu osobních údajů,
• další personalistické formuláře.

Tím se výrazně snížila potřeba papírové dokumentace a osobní administrace. Současně mají zaměstnanci v souladu s GDPR náhled na osobní údaje, které o nich zaměstnavatelé vedou.

4. Centralizace HR a mzdových systémů

• standardizace postupů napříč celým resortem,
• jeden centralizovaný informační systém plně podporovaný a spravovaný dodavatelem.

Výsledek

15% úspora času a nákladů + výrazné zvýšení přehlednosti a efektivity

Implementace digitalizovaného HR řešení přinesla následující přínosy:

• 15% úspora času a finančních nákladů díky sjednocení a automatizaci administrativy,
• výrazné zlepšení přehlednosti díky jednotnému systému a centralizovaným datům,
• zjednodušení procesů pro personalisty, vedoucí pracovníky i zaměstnance,
• snížení administrativní zátěže IT podpory díky jednotnému IS spravovanému dodavatelem,
• rychlejší, přesnější a bezpečnější HR a mzdové procesy,
• moderní uživatelské prostředí odpovídající požadavkům státní správy 21. století.